CTA Meeting & Events

compétences

Notre savoir-faire

Nos compétences à votre service pour organiser le meilleur événement possible.

 
 

Découvrez nos compétences

Accompagnement personnalisé

  • Un Chargé de projet dédié à votre événement
  • Respect du cahier des charges
  • Participation aux réunions de suivi du projet
  • Assistance sur place en France et/ou à l’étranger

Gestion des participants

  • Envoi d’invitations
  • Assistance aux participants
  • Gestion des inscriptions en ligne
  • Accueil des participants sur place

Outils & supports

  • Site internet dédié à l’évènement
  • Mailing
  • Création badges, flyers, signalétique
  • Application mobile

Logistique & coordination

  • Recherche de lieux
  • Gestion billetterie transport en interne
  • Gestion de l’hébergement
  • Gestion billetterie transport en interne
  • Gestion de l’hébergement
  • Recherche des différents prestataires
  • Négociation tarifaire

Suivi administratif

  • Planification
  • Gestion budget événement
  • Facturation & paiement fournisseurs
  • Bilan

En détail...

Accompagnement personnalisé

CTA Meeting & Events, c’est une équipe de six personnes entièrement bilingues en Français et en Anglais qui vous accompagnera tout au long de votre projet de manière personnalisée.

L’avantage avec une équipe à taille humaine, c’est que vous aurez le privilège d’avoir un Chargé de Projet entièrement dédié à votre événement, qui s’occupera de construire votre dossier de A à Z, en respectant votre cahier des charges à la lettre. Votre Chargé de projet sera présent à toutes les réunions de suivi que vous jugerez nécessaires, continuera de vous conseiller et de vous soutenir sur l’ensemble du projet et pourra être présent sur le lieu de votre événement pour vous assister, que ce soit en France ou à l’Etranger.

Notre expérience sera mise à votre disposition pour un accompagnement personnalisé afin que votre événement se passe dans les meilleures conditions.

Gestion des participants

CTA Meeting & Events vous propose de gérer les inscriptions des participants à votre événement. Pour ce faire, nous créerons à vos côtés une invitation regroupant toutes les informations nécessaires (possibilité d’envoi de save the date, de reminders …). 

Dans cette invitation, nous intégrerons un lien vers un site internet que nous aurons spécialement créé pour votre événement et sur lequel les participants pourront s’inscrire, tout en nous communiquant les données indispensables au bon déroulement de l’événement (possibilité de s’inscrire à certaines sessions, cocktails / dîners, workshops…, s’ils ont besoin de transport, des restrictions alimentaires à nous communiquer…)

Votre chef de projet dédié CTA Events fera l’intermédiaire afin de répondre à toutes les éventuelles questions que vos invités pourraient avoir, et les informera du déroulement de votre événement. Nous vous enverrons également toutes les semaines un fichier reporting contenant toutes les données récoltées tout en vous faisant un récapitulatif clair et simple.

Enfin nous serons également présents pour l’accueil des participants le jour de votre événement (impression et remises de badges, émargements digitaux…)

Outils & supports de communication

L’équipe CTA Meetings & Events vous propose la création d’un site internet dédié à votre événement en France ou à l’étranger. Sur ce site nous pourrons mettre en place plusieurs onglets tels que :

– Une page d’accueil

– Un formulaire d’enregistrement simple ou détaillé

– L’agenda de votre événement

– Les informations pratiques et contacts

– Une page documents et galerie photo

Le formulaire d’enregistrement nous permettra d’extraire des données indispensables pour l’organisation de votre événement. Il fera remonter des informations telles que : le nombre de participants inscrits, d’où ils viennent, s’ils souhaitent participer à tout ou partie de votre événement et s’ils ont des besoins spécifiques.

Nous vous proposons également de communiquer avec vos invités à travers l’envoi de mailings informatifs.

Votre chef de projet dédié peut également se charger de votre communication « print » à travers la création de flyers et de badges & chevalets aux couleurs de votre événement ou de la signalétique (impression d’affiches, de kakémonos…)

Enfin, nous vous conseillons une application mobile pour votre événement, qui regroupera toutes les informations dont les invités ont besoin et qui vous permettra également de communiquer avec eux des informations importantes en temps réel même pendant l’événement.

Logistique & coordination

Anticipation et adaptabilité sont la base fondamentale d’un évènement réussi. Notre équipe de 5 personnes bilingues est à votre disposition pour assurer le succès de votre évènement en vous apportant leur soutien en termes de logistique et de coordination.

Votre chef de projet vous accompagnera pour la recherche de votre lieu d’événement, pour la gestion de l’hébergement en négociant pour vos invités des tarifs préférentiels bloqués jusqu’à une date définie et sera en contact permanent avec le ou les hôtels sélectionnés grâce à des roomings listes régulièrement mises à jour.

Nous pourrons également vous assister dans la gestion de vos moyens de transport grâce à notre étroite collaboration avec l’équipe CTA Business Travel pour la réservation de vos billets d’avion, de train et même pour les locations de voitures. Notre service vous propose également l’acheminement de vos participants (bus, taxis) depuis les différents lieux d’hébergement jusqu’au lieu de l’événement ainsi que les liaisons gares et aéroport.

Enfin, notre rôle de coordinateur vous permettra d’avoir une vision globale sur les différents prestataires à savoir le transport, la technique et l’audiovisuel, la restauration, les hôtesses ainsi que les objets publicitaires.

CTA Meeting & Events mettra tout en œuvre en termes de négociation tarifaire concernant tous ces postes ce qui sera un véritable atout dans votre gestion budgétaire.

Suivi administratif & financier

La réalisation du projet est confiée à un interlocuteur unique CTA Events selon le cahier des charges.

Le cahier des charges définit le cadre juridique, financier, organisationnel et temporel de votre événement ainsi que les obligations en termes de résultats et de moyens.

Votre chef de projet définira à vos côtés des objectifs clairs, précis et quantifiés (si possible en coûts et en délais) ainsi qu’une évaluation de la faisabilité du projet d’un point de vue technique, financier et humain. Il vous fera également une étude des éventuelles contraintes liées à l’environnement. 

Le chef de projet fixera le cadre opérationnel avec une planification des tâches. 

Notre société se chargera du paiement de tous les prestataires et fournisseurs et vous établira une facture unique regroupant tous les postes pour une vision simple et claire de votre budget final.

Nous dresserons un bilan de votre événement retraçant les étapes du projet, l’analyse des actions réalisées et les rôles de chaque membre de l’équipe. Votre chef de projet vous fournira à l’aide de tableaux de bord les résultats quantitatifs et qualitatifs et comparera ce qui a été fait à ce qui était prévu. 

FAQ

Notre agence se distingue par son savoir-faire unique qui allie créativité, professionnalisme et une expertise approfondie dans la planification et l’exécution d’une gamme variée d’événements d’entreprise. Nous mettons un point d’honneur à personnaliser chaque événement pour répondre aux besoins spécifiques de nos clients.

Nous sommes spécialisés dans l’organisation de séminaires, conférences, soirées de gala, congrès, salons aéronautiques et cérémonies professionnelles. Notre équipe expérimentée est capable de gérer des événements de toutes tailles, de petites réunions intimes à des conférences internationales de grande envergure.

Notre approche créative repose sur la compréhension approfondie des objectifs de nos clients. Nous travaillons en étroite collaboration avec eux pour concevoir des expériences uniques et mémorables. Que ce soit par le biais de thèmes innovants, de concepts visuels ou d’activités interactives, nous visons à captiver et impressionner les participants.

Nous assurons le succès de chaque événement en mettant en œuvre une gestion minutieuse depuis la phase de planification jusqu’à l’exécution finale. Notre équipe dédiée surveille chaque détail, s’adapte aux imprévus et s’assure que chaque aspect de l’événement reflète les normes de qualité les plus élevées.

Notre savoir-faire dans l’organisation de salons aéronautiques et de congrès se distingue par notre connaissance approfondie des industries concernées. Nous avons établi des partenariats stratégiques, développé des réseaux solides et sommes en mesure de fournir des solutions adaptées aux besoins spécifiques de ces événements.

Pour obtenir un devis personnalisé, veuillez nous contacter via notre formulaire en ligne sur la page « Contact ». Nous serons ravis de discuter de vos besoins spécifiques et de travailler ensemble pour créer un événement exceptionnel.

Choisir notre agence signifie bénéficier d’une équipe dédiée, d’une créativité exceptionnelle, d’une gestion professionnelle et d’une expérience approfondie dans le domaine des événements d’entreprise. Nous nous engageons à dépasser vos attentes et à faire de chaque événement une réussite inoubliable.

Nous assurons une gestion logistique complète pour chaque événement. Cela comprend la coordination des transports, la gestion des hébergements, la mise en place des espaces, la gestion du matériel technique, et bien plus encore. Notre équipe expérimentée veille à ce que chaque aspect soit planifié et exécuté de manière efficace pour garantir le bon déroulement de l’événement.

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